马奕谦：优秀的管理者需要管理好自己的时间
我经常说，一个优秀的人，要懂得管理自己的时间和管理自己的情绪。其实每个人的时间都是有限的，如何能够在有限的时间内发挥最大的热量，是我们都需要思考的。有效的管理者并不是一开始就着手工作的，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。然后他们管理自己的时间，减少非生产性工作所占用的时间。最后，再将“可自由运用的时间”，由碎片整理成大块连续的时段。可惜很多管理者的工作计划，日报、周报、月报，年报都流于形式，很少真正发挥作用，只有良好的意愿，或者喊几句口号，很少真正实现。
管理时间有几个有效的基础：
1、记录时间
2、管理时间
3、统一安排时间
我们先谈谈如何记录时间，如果完全靠记忆，我们恐怕谁都说不清楚自己的时间是怎么打发的。有些管理者常自诩记忆力很强，觉得这些没有意义，当奕齐集团在开始实行日报计划，并且每天的时间按100%来计算时，差距就显现出来了。因为几个月或者几个星期后，拿出来再看，会发现文字记述的东西与之前叙述构思的内容相去甚远。下图是奕齐集团一位技术主管的日报，我认为有一些可取的地方。
我之前有个一个经历，很早之前我认为我那段时间的工作主要是三部分：三分之一的时间，和管理层开会；三分之一的时间，接待重要的客人，其余的时间用于骨干人员的交流或者社会活动。但是我记录了几个星期之后，我就会发现，我原本以为要花很多时间的工作，其实根本没有用那么多时间。相反，我都用在了协调各部门的工作上，有的时候本来各部门衔接的还算不错，也会因为我的干预，扰乱大家的节奏。自此之后，我就发现了一个严重的问题，对于管理者一个严重的问题——就是记录时间，管理时间（计划时间），统一安排时间。做任何事之前，尤其在开沟通会议，对内还是对外，我基本上都会提前做好准备，避免不必要的浪费时间。
其实，在日常工作当中，很多时间都被浪费了，越高的管理者，越会发现时间备受压力。因为不得不花费时间在非生产性和浪费时间的事务上，因为职位越高，组织对他的时间要求就越大，这是无法避免的。所以，需要计划。我们经常会提一切工作为了多打粮食，让土壤变得肥沃，什么意思呢？比如说，公司一位重要的客户打电话希望我们的销售经理参加他周六的一场高尔夫球活动，或者和他诉说自己家里遇到的一些私事，销售经理绝不会不洗耳恭听或者拒绝，你们说对不对?那我们后端职能部门就更需要合理的计划，告诉自己哪些是有效的，哪些是无效的。因为表面上看起来，每件事似乎都非办不可，但实际上却有毫无贡献和贡献太少的可能。这就需要在工作中没有等级和权力的隔阂，整个公司弥漫着高效，对事不对人，敢于沟通，坦诚沟通，高效沟通的氛围，这是我一直强调的。因为后端职能部门不能用业绩来衡量工作是否出色。所以制定计划的时候，一定要量化，不能过多的把时间浪费在需要信息、需要讨论、还需要指导别人这里。后端职能部门，要想取到成绩和绩效，就必须着眼于整个组织的成果和绩效。换句话说，就是得拿出时间，将目光着眼于工作成果而非工作时间。也就是我们经常说的，多打粮食，让土壤变得肥沃。
最后就是需要统一安排可以自由支配的时间。管理者在做过了自己的时间记录和分析后，当然了解究竟有多少时间可用于重要事务了。换句话说，有多少时间可以自由支配，又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。但是就算是非常自律的管理者，高级管理者随着职位的增高，可支配的时间也会越来越少，但是一定要有时间让自己思考。不能一味的低头拉车，要抬头看路，强迫自己有时间思考。所以我一般喜欢开车上下班，因为在堵车的过程中，其实可以思考很多东西，这也是我多年工作的一个习惯。总而言之，就是需要实用，需要有效，需要注重成功和贡献。